Krok 18
Podsumuj niezbędny budżet oraz zasoby do realizacji strategii.
W poprzednim kroku zdefiniowaliśmy plany działania niezbędne do realizacji naszej strategii. Na tym etapie mogły się pojawić znaki zapytania dotyczące budżetu i niezbędnych zasobów.
Budżet.
W pierwszej kolejności sprawdźcie, jaki budżet będzie niezbędny do zrealizowania wszystkich działań. Co możemy zrobić, jeżeli przewyższa on dotychczasowy poziom inwestycji ponoszonych przez organizację?
Jeszcze raz weryfikujemy wszystkie plany, przechodząc przez szczegółowe zadania oraz sprawdzając, czy aby wszystkie z nich są niezbędne. Zwróćmy szczególną uwagę na te o najwyższym budżecie. Jeżeli to ćwiczenie nie da żadnych oszczędności, trzeba poszukać ich w innych obszarach działania organizacji. Znając lukę budżetową, możecie zbriefować poszczególne departamenty na szukanie oszczędności. Jeżeli i to ćwiczenie nie przyniesie zakładanych efektów, zostaje zwiększenie inwestycji organizacji w kolejnych latach, co oczywiście może przełożyć się na obniżenie marżowości. Pamiętajmy jednak, że mówimy o strategii, co oznacza, że efekt końcowy zobaczymy dopiero za kilka lat. Niekiedy wykonanie planów strategicznych wymaga zaciśnięcia pasa w najbliższym okresie, aby w dłużej perspektywie móc osiągnąć zakładaną wizję.
Zasoby.
Podobnie jak w przypadku budżetu, powinniśmy zweryfikować dostępne zasoby: zarówno te ludzkie, jaki i kapitałowe.
Może się okazać, że do realizacji któregoś z planów niezbędna będzie rozbudowa linii produkcyjnych. Do zilustrowania tego problemu posłuży nam przykład firmy Lotto Wedel. W jednym z wywiadów z ich menadżerem generalnym można przeczytać, że Wedel zainwestuje ponad 200 mln złotych na rozbudowę linii produkcyjnych (1). Moim zdaniem to element strategii firmy, która mocno stawia na innowację (tak jest obecnie zdefiniowany rynek: wygrywa ten, kto ma więcej dobrze przyjętych innowacji), a obecny zakład produkcyjny najwidoczniej nie spełnia swoich zadań w wystarczającym stopniu. To właśnie przykład ograniczonych zasobów wewnętrznych.
Podobnie może być w przypadku zasobów ludzkich. Weźmy jako przykład zapowiedź premiera Morawieckiego , który zakomunikował, że rząd będzie rozwijał sektor samochodów elektrycznych. Załóżmy, że wizja szefa rządu to „być liderem segmentu samochodów elektrycznych w Polsce do 2030 roku”. W takim wypadku jednym z kluczowych elementów będzie pozyskanie zasobów ludzkich o odpowiednim zasobie wiedzy pozwalającym na realizację strategii. Szukamy zatem luk w kompetencjach obecnych zespołów, a po ich zdefiniowaniu szukamy odpowiednich osób, dzięki którym rozszerzymy kompetencje naszej organizacji.
Na koniec powinniśmy przygotować podsumowanie, czyli określić budżet oraz inwestycje niezbędne do realizacji strategii oraz plan ich pozyskania. Tego rodzaju podsumowanie stanowi ostatni element strategii.
Krok 19
Zweryfikuj strategię wspólnie z zarządem organizacji.
Czas na przedstawienie strategii zarządowi.
To już przedostatni etap procesu tworzenia strategii, którego celem jest jej ostateczna weryfikacja. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej umówić się z co najmniej jednym członkiem zarządu przed głównym spotkaniem i „przeprowadzić” go/ją przez cały materiał. Świeże spojrzenie z zewnątrz i krytyczne uwagi względem Waszej pracy pozwolą na jeszcze lepsze przygotowanie prezentacji.
Zarząd oczywiście powinien być angażowany na bieżąco, tj. po każdym kluczowym etapie. Jednak koniec końców liczy się pozytywna decyzja pozwalająca na wdrożenie strategii.
Jeżeli na tym etapie nie pojawią się już żadne wątpliwości, możecie przejść dalej, czyli do komunikacji strategii całej organizacji.
Krok 20
Przedstaw strategię wszystkich pracownikom i zaangażuj ich w zmiany.
Bez zrozumienia, dlaczego organizacja zmierza w danym kierunku, nie będziecie w stanie zbudować odpowiedniej motywacji wszystkich pracowników. Ostatnie czego wam życzę to wdrażanie strategii, kiedy większość pracowników nie rozumie zmiany, co prowadzi do wielu blokad, a to znowu opóźnia proces wdrożenia.
Warto poświęcić jak najwięcej czasu na przygotowanie się do tego etapu. Pamiętajcie, że ważne jest zarówno to, co komunikujecie, ale także jak to robicie.
Co powinniśmy pokazać?
- Zacznijcie od informacji, dlaczego zdecydowaliście się na przygotowanie strategii.
- Pokażcie, na czym będzie ona polegała.
- Zakomunikujcie, jakie macie oczekiwania wobec pracowników.
- Pokażcie, że każdy pracownik może liczyć na wasze wsparcie przy wdrażaniu strategii.
Jak komunikować strategię?
- Prostym i przystępnym językiem. Jeżeli ludzie nie zrozumieją o co wam chodzi, zaczną krytykować. Nie wszyscy muszą się zgadzać z wprowadzanymi zmianami, może się pojawić wiele negatywnych emocji, ale Waszym obowiązkiem jest zadbanie, żeby każdy zrozumiał z czego wynika zmiana.
- Pokażcie tylko kluczowe elementy. Nie chodzi o przedstawienie dokumentu zawierającego wszystkie szczegóły. Skupcie się na tym, co najważniejsze: wizji, kluczowych problemach, kierunkach, celach i planach działania. Bądźcie zwięźli: nie chodzi o to, żeby szczegółowo opisać cały proces. Na to przyjdzie czas podczas spotkań poszczególnych działów.
- Bądźcie optymistyczni i entuzjastyczni. Pamiętajcie, że to Wy jesteście ambasadorami Waszych strategii. Jeżeli Wasza mowa ciała i ton głosu nie pokażą, że w jesteście w 100% pewni swojej pracy i chcecie zmiany, nie oczekujcie entuzjazmu od pracowników.
Podobnie jak przy innych etapach, warto spotkać się z kilkoma pracownikami niezaangażowanymi w proces strategiczny i przejść z nimi przez prezentację. Najważniejsze jest to, czy dana osoba rozumie strategię, a nie czy się z nią zgadza. Poproś danego pracownika, żeby opisał/a swoimi słowami, jak rozumie Waszą strategię. Jeśli okaże się, że nie zrozumiał/a Waszego przekazu, nie zrzucajcie na nich winy, tylko poprawcie materiał i spróbujcie jeszcze raz.
PODSUMOWANIE
Jak mogliście się przekonać, tworzenie strategii nie jest wcale takim prostym projektem. Proces strategiczny składa się z wielu elementów, a niektóre z nich – jak analiza – wymagają bardzo dużo czasu i skupienia. Mimo to jestem przekonany, że to gra warta świeczki. Czy posiadanie strategii gwarantuje sukces? Nie, ale na pewno zwiększa Wasze szanse. Strategia precyzuje działanie organizacji, co pozwala oszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.
Czy zaproponowany przeze mnie plan tworzenia strategii jest najlepszy? Nie mnie oceniać, ale z pewnością samodzielna praca i rezygnacja z usług specjalistycznej firmy zewnętrznej pozwoli Wam oszczędzić sporo środków.
Plan, który Wam zaprezentowałem powstał w oparciu o własne doświadczenia i wiedzę, którą zdobyłem m.in. w cytowanych pozycjach autorstwa Michaela Portera czy Richarda Rumelta.
Zachęcam Was zatem do tworzenia własnych strategii i do dyskusji. Może macie jakieś inne ciekawe doświadczenia, którymi chcecie się podzielić, żeby ulepszyć plan tworzenia strategii?
ŹRÓDŁA:
Komentarze