Prokrastynacja hamulcem naszej efektywności.
Prokrastynacja jest wyzwaniem dla wielu z nas chcących zwiększyć swoją efektywność. Od wieków ludzie mierzą się z opóźnianiem,, unikaniem oraz prokrastynowaniem działań. Przypomnijcie sobie momenty swojej największej produktywności, kiedy zatrzymaliście prokrastynację i poczuliście satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.
Czym jest owa prokrastynacja? Wg. Słownika języka polskiego [1SJP]prokrastynacja oznacza: odwlekanie, odkładanie na potem; zwlekanie.
Wiemy już zatem czym jest owa prokrastynacja jednak ważniejsze to czemu tak się zachowujemy, co takiego dzieje się w naszych głowach że unikamy robienia rzeczy, które powinniśmy zrobić?
Psycholodzy behawioralni odkryli zjawisko: Niespójności czasu[2time inconsistency] (ang. Time inconsistency) dzięki czemu możemy się dowiedzieć czemu nasze mózgi przedkładają natychmiastową nagrodą nad przyszłą nagrodą.
Aby łatwiej zrozumieć zjawisko „Niespójności czasu” wyobraźcie sobie że istnieją dwie, wasze osobowości: „Obecne Ja” oraz „Ja w przyszłości”. Jeżeli stawiacie sobie cele taki jak: napisanie książki, awans czy nauka języka, tworzysz plany na przyszłość. Tworzycie wizję przyszłości oraz przyszłe cele. Badacze odkryli że kiedy myślimy o sobie w przyszłości to nasze mózgi łatwo wyobrażają sobie benefity płynące z tego typu działań, jako długoterminowe nagrody.
Jednak o ile „Ja w przyszłości” potrafi definiować długoterminowe cele to jedynie „Obecne Ja” może podjąć działania tu i teraz. Kiedy przychodzi czas na podjęcie decyzji, nie podejmujemy ich jako „Ja w przyszłości” tylko „Obecne Ja”. Ponieważ jesteśmy w czasie teraźniejszym nasze mózgi działają jako „Obecne Ja” a ono lubi natychmiastową gratyfikację a nie długoterminowe nagrody.
Najprostszy przykład: „Ja w przyszłości” chce być szczupły i w formie. Jednak „Obecne Ja” chce zjeść pizzę. Każdy z nas wie że powinien jeść zdrowo aby zmniejszyć ryzyko nadwagi prowadzącej do cukrzycy czy problemów z krążeniem. Jednak nie każdy z nas potrafi odmówić sobie w teraźniejszości przyjemności z dostarczania cukrów prostych.
Podobnie jest z odkładaniem pieniędzy na przyszłości. Niby zdajemy sobie sprawę że nasz system emerytalny musi upaść jednak nie podejmujemy żadnych działań tu i teraz aby zabezpieczyć swoją przyszłość odkładając choćby 300 złotych miesięcznie.
Nasze mózgi niby potrafią docenić benefity płynące z wizji przyszłości. Wyobraźcie sobie jaką satysfakcję odczujecie jeżeli napiszecie książkę za rok. Poczujcie ten wewnętrzną radość. Jednak w czasie teraźniejszym nasze mózgi wolą nagrodę tu i teraz. Nie można polegać na przyszłych korzyściach aby zmotywować do działania „Obecne Ja”. Musimy przenieść przyszłe nagrody i kary do teraźniejszego momentu. Przyszłe konsekwencje muszą się stać teraźniejszymi.
Dla przykładu wyobraźcie sobie że zostaliście poproszeni o zrobienie pewnej analizy na za dwa tygodnie jednak odkładacie wykonanie tej czynności na kolejne dni. Czujecie lekki niepokój że każdego dnia przekładacie wykonanie tej analizy lecz nie są to wystarczające wyrzuty aby zając się tematem akurat tego dnia. Aż do momentu kiedy przychodzi ostatni możliwy dzień w którym odczuwamy duży stres lecz znika ból z odkładania tej analizy.
Zatem prokrastynacja powoduje negatywne odczucia aż do momentu rozpoczęcia wykonywania danego zadania. Sprawia że rośnie poczucie winy i wewnętrznego wstydu. Są to zapewne gorsze odczucia niż, które odczuwamy podczas wykonywania zadania.
Problemem jednak nie jest praca nad zadaniem a rozpoczęcie zadania. Aby zatrzymać prokrastynację musimy ułatwić sprawę dla naszego „Obecnego Ja”. Najłatwiej zacząć od przyciągnięcia przyszłych benefitów bliżej teraźniejszości. Wymyślcie coś, co tu i teraz może zwiększyć Waszą motywację do wykonania zadania.
Ciekawą metodą są zakłady z samym sobą. Stawiacie konkretną kwotę na dane zadanie. Przykładowo 10 złotych za wykonanie analizy na drugi dzień po otrzymaniu tego zadania. Możecie przyjąć że jeżeli nie rozpoczniecie danego zadania zgodnie z wyznaczonym terminem to pieniądze trafiają do fundacji bądź osoby, której nie znosicie.
Niektórym pomaga określenie konkretnego czasu aby rozpocząć dane zadanie. Jeżeli prokrastynujemy ponieważ zadanie wymaga wiele wysiłku i czasu, zacznijmy od poświęcenia 10 minut na wykonanie zadania. Ułatwiajmy „Obecnemu Ja” podjęcie działania.
Jak już rozpoczniecie zadanie to jego wykonywanie nie powinno już sprawić Wam kłopotu.
Co powinniśmy jednak zrobić aby utrzymać motywację do działania? Planujmy!
Na koniec każdego dnia spiszcie wszystkie najistotniejsze zadania na kolejny dzień. Posegregujcie je od najistotniejszych po te najmniej istotne. Następnego dnia skupcie się na zadaniu numer 1 tego dnia. Dopiero kiedy skończycie te zadanie lub czas który przewidzieliście na nie w dniu dzisiejszym (jeżeli wymaga ono pracy przez kilka dni), przejdźcie do kolejnego zadania. Na koniec dnia sprawdźcie listę a wszystkie nie zrealizowane zadania przesuńcie na kolejny dzień tworząc listę priorytetów. Co jednak z zadaniami tak zwanymi „ad-hoc”. Jeżeli tylko możecie ( a nie są to zadania krytyczne dla biznesu lub nie są zadaniami zleconymi przez szefa 😊) odłóżcie je na koniec listy. Liczy się skupienie na jednym zadaniu co jest w opozycji to współcześnie przyjętego modelu multitaskingu[3Multitasking].
Efektywność wymaga skupienia oraz konsekwencji.
Aby ułatwić sobie życie skorzystajcie z elektronicznych kalendarzy. Wpiszcie zadania na dany dzień a po ukończeniu każdego z nich zaznaczcie je kolorem zielonym. Jeżeli czegoś nie uda Wam się wykonać w dniu dzisiejszym zaznaczcie na żółto. Po jakimś czasie spójrzcie wstecz i napawajcie się satysfakcją widząc zieloną krainę wolną od prokrastynacji czego Wam osobiście życzę.
[1]https://sjp.pl/prokrastynacja
[2]https://www.intelligenteconomist.com/time-inconsistency/
[3]https://porady.pracuj.pl/zycie-zawodowe/multitasking-zabije-nas-czy-wzmocni/
Komentarze